Общи условия

Правен документ

Общи условия за ползване на платформата Smarter Facility

Последна актуализация: 27 ноември 2025 г.

Версия: 1.0

Настоящите Общи условия („Общи условия“) уреждат отношенията между „Кей Анд Пи Пърфекшън“ ООД, на английски K&P Perfection Ltd., ЕИК 208102497, със седалище и адрес на управление: гр. Пловдив 4000, р-н „Източен“, бул. „Източен“ № 1, електронна поща: info@smarter-facility.com (наричано по-долу „Доставчик“), и всяко лице – потребител на платформата Smarter Facility на адрес: https://smarter-facility.com (наричано по-долу „Потребител“).

С достъпа до и ползването на Платформата Потребителят потвърждава, че е запознат с тези Общи условия, съгласява се с тяхното съдържание и се задължава да ги спазва. Ако не приемате Общите условия, следва незабавно да преустановите ползването на Платформата.

1. Определения

По смисъла на настоящите Общи условия:

• „Платформа“ / „Smarter Facility“ – уеб-базирана SaaS система, предоставяна от Доставчика за управление на имоти, наемни отношения, фактуриране, комуникация и свързани услуги.

• „Потребител“ – всяко физическо или юридическо лице, което достъпва или използва Платформата, включително собственици, наематели, инвеститори и други.

• „Собственик“ – Потребител, който притежава или управлява имот (обект) през Платформата.

• „Наемател“ – Потребител, регистриран като ползвател на имот, въведен в Платформата.

• „Профил“ / „Акаунт“ – електронен профил на Потребителя, създаден чрез регистрация в Платформата.

• „Договор“ – съвкупността от тези Общи условия и конкретно избраните от Потребителя услуги, които заедно уреждат отношенията между Доставчика и Потребителя.

• „Платени услуги“ – абонаменти, лицензи, административни услуги, такси на Платформата и други платени функционалности, описани в секция „Цени и такси“.

• „Съдържание“ – всякакви данни, текст, изображения, документи, договори, съобщения и друга информация, въвеждана или качвана от Потребителя.

• „Трети страни доставчици“ – платежни оператори (напр. Stripe), хостинг доставчици, доставчици на имейл, SMS и др., използвани от Доставчика.

2. Предмет и обхват

2.1. С настоящите Общи условия се уреждат:

• условията за достъп до и използване на Платформата;

• редът за създаване и управление на Профили;

• условията за ползване на платени услуги, абонаменти и лицензи;

• правата, задълженията и отговорността на Доставчика и Потребителите;

• условията за прекратяване на Договора.

2.2. Общите условия се прилагат за всички Потребители, включително:

• посетители на публичния уебсайт;

• регистрирани Потребители – с безплатни или платени функционалности;

• бизнес и професионални клиенти.

2.3. Доставчикът може да прилага и допълнителни специфични условия за определени услуги или интеграции, за които Потребителят ще бъде информиран по подходящ начин.

3. Регистрация и Профил

3.1. За използване на основните функционалности на Платформата е необходима регистрация и създаване на Профил. Потребителят се задължава да предостави точни, пълни и актуални данни.

3.2. Потребителят:

• е отговорен за поверителността на своите данни за достъп;

• носи отговорност за всички действия, извършени през неговия Профил;

• се задължава да уведоми незабавно Доставчика при съмнения за неоторизиран достъп.

3.3. Доставчикът има право да откаже регистрация или да ограничи достъп до Профил, ако Потребителят предоставя неверни или подвеждащи данни, нарушава Общите условия или застрашава сигурността и нормалното функциониране на Платформата.

3.4. С извършване на регистрацията Потребителят декларира, че има необходимата дееспособност и представителна власт (когато действа от името на юридическо лице) и че приема Общите условия.

4. Описание на Платформата и услугите

4.1. Платформата Smarter Facility предоставя, между другото, следните функционалности:

• създаване и управление на наемни договори и анекси;

• управление на имоти, обекти и единици;

• проследяване на дължими наеми, такси и вноски;

• генериране на фактури, разписки и други документи;

• изпращане на напомняния и известия за плащания и срокове;

• комуникация между Собственици и Наематели;

• управление на абонаменти и лицензи;

• интеграция с платежни оператори (напр. Stripe);

• отчитане на разходи, щети, активи и други елементи, свързани с имота.

4.2. Доставчикът не участва в:

• преговорите между Потребителите;

• правните отношения по наемните договори;

• осъществяването на реалното плащане между Собственик и Наемател извън интегрираните платежни механизми.

4.3. Доставчикът има право да модифицира, усъвършенства или разширява Платформата, без това да съставлява изменение на Договора, доколкото не се засягат основни права на Потребителя.

5. Достъп до Платформата

5.1. Достъпът до Платформата се предоставя на принципа „както е“ и „според наличността“. Доставчикът не гарантира, че Платформата ще бъде без прекъсвания или грешки.

5.2. Възможни са временни прекъсвания на достъпа, включително, но не само поради:

• планирана или аварийна техническа поддръжка;

• проблеми в интернет свързаността;

• обстоятелства извън контрола на Доставчика.

5.3. Доставчикът полага разумни усилия за своевременно отстраняване на възникнали технически проблеми.

6. Задължения и приемливо ползване

6.1. Потребителят се задължава да използва Платформата добросъвестно и в съответствие с:

• настоящите Общи условия;

• приложимото законодателство;

• общоприетите морални и търговски практики.

6.2. Забранено е Потребителят да извършва, включително, но не само:

• качване на незаконно, обидно, дискриминационно или накърняващо права съдържание;

• разпространение на вируси, зловреден код или други технологии, които могат да нарушат работата на Платформата;

• неоторизиран достъп до чужди профили, системи или данни;

• опити за заобикаляне на технически или организационни мерки за сигурност;

• обратен инженеринг, копиране или модифициране на софтуера на Платформата.

6.3. Потребителят носи отговорност за законосъобразността, пълнотата и актуалността на данните, които въвежда в Платформата.

7. Потребителско съдържание

7.1. Цялото Съдържание, което Потребителят качва или генерира в Платформата, е негова отговорност.

7.2. Потребителят гарантира, че:

• има всички необходими права за качване на Съдържанието;

• Съдържанието не нарушава права на трети лица или законодателството;

• Съдържанието не съдържа лични данни в нарушение на приложимите норми.

7.3. Потребителят предоставя на Доставчика неизключително, безвъзмездно право да обработва, съхранява и възпроизвежда това Съдържание единствено доколкото е необходимо за функционирането на Платформата.

7.4. Доставчикът има право да премахва Съдържание, което:

• нарушава Общите условия или закона;

• по искане на компетентен орган.

8. Права на интелектуална собственост

8.1. Всички права върху софтуера на Платформата, дизайна, базите данни, логото, търговските марки, както и всички останали елементи, са изключителна собственост на Доставчика или са използвани на законно основание.

8.2. На Потребителя се предоставя ограничено, отменимо, непрехвърлимо право на ползване на Платформата единствено за нейните функционални цели.

8.3. Потребителят няма право да:

• копира, модифицира, разпространява или създава производни продукти на Платформата;

• използва търговските марки на Доставчика без предварително писмено съгласие.

9. Безплатни и платени услуги. Цени

9.1. Платформата може да предоставя както безплатни, така и платени услуги (абонаменти, лицензи, административни такси, транзакционни такси и др.).

9.2. Актуална информация за цените и плановете се публикува на:

• https://smarter-facility.com/bg/solutions/investors

• https://smarter-facility.com/bg/solutions/owners

9.3. Доставчикът има право да променя цените и тарифите, като публикува актуализираната информация и, когато е необходимо, уведомява Потребителите предварително.

10. Абонаменти, фактуриране и плащания

10.1. Абонаментните планове могат да бъдат месечни, шестмесечни, годишни или други, посочени от Доставчика.

10.2. Преди потвърждаване на плащането, Потребителят вижда крайната цена, включително всички приложими такси и ДДС.

10.3. Плащанията се обработват чрез интегрирани платежни оператори (напр. Stripe), при условията на техните политики.

10.4. След успешно плащане Платформата генерира електронно потвърждение и/или фактура, съдържаща:

• дата и час на транзакцията;

• идентификатор на транзакцията;

• разбивка на сумите;

• данни за платеца и получателя.

10.5. Възможно е автоматично подновяване на абонамента според избрания план. Потребителят може да прекрати автоматично подновяване през Профила си.

11. Такси на Платформата и административни такси

11.1. Доставчикът може да начислява абонаментни, административни, транзакционни и други такси, които се описват ясно в секцията „Цени и такси“ и/или в интерфейса за плащане.

11.2. Таксите на платежните оператори (напр. Stripe) могат да се начисляват отделно или да бъдат включени в крайната сума, когато това е посочено.

11.3. Политиката за възстановяване на суми (refunds) се прилага съгласно действащото законодателство и условията, изрично посочени в Платформата.

11.4. Таксата на Платформата (Platform Fee), начислявана върху всяка наемна вноска или друга приложима транзакция, представлява процент, определен в активния ценови план, но не по-малко от 1,50 лв. или равностойността им в евро. Когато изчислената стойност на таксата е по-ниска от тази минимална сума, се прилага минималната такса.

12. Възникване на договора

12.1. Договорът между Потребителя и Доставчика се счита за сключен, когато:

• Потребителят се регистрира в Платформата и приеме Общите условия; или

• Потребителят използва Платформата, включително без регистрация, доколкото това е възможно.

12.2. Договорът се счита за сключен в електронна форма и има силата на писмен договор.

13. Преддоговорна информация

13.1. Преди плащане Потребителят получава ясна информация за вида на услугата, срока, крайната цена, включително ДДС и такси, както и информация за правото на отказ (когато е приложимо).

14. Право на отказ (за потребители – физически лица)

14.1. Когато Потребителят е физическо лице – потребител по смисъла на закона, той може да има право на отказ от договора в срок от 14 дни съгласно приложимото законодателство, освен в случаите, когато услугата е напълно предоставена с негово изрично съгласие.

14.2. За упражняване на правото на отказ Потребителят може да използва стандартния формуляр за отказ (Приложение №1) или да изпрати ясно заявление на имейл: info@smarter-facility.com.

15. Комуникация и известия

15.1. Комуникацията между Доставчика и Потребителя се осъществява основно чрез:

• електронна поща;

• известия в Платформата;

• други електронни средства, когато са предвидени.

15.2. Потребителят се съгласява да получава служебни съобщения, свързани с функционирането на Платформата, плащания и промени в Общите условия.

16. Електронни изявления и електронни доказателства

16.1. Лог-файловете и електронните записи, създавани от системите на Доставчика, могат да служат като доказателство за действията, извършени през Профила на Потребителя.

17. Промени в Общите условия

17.1. Доставчикът може да актуализира настоящите Общи условия, за да отрази промени в законодателството, услугите или други обстоятелства.

17.2. При съществени промени Потребителите се уведомяват по подходящ начин, включително чрез съобщение в Платформата или по имейл.

17.3. Актуализираните Общи условия се публикуват на уебсайта и влизат в сила от посочената в тях дата. Продължаването на ползването на Платформата след тази дата представлява съгласие с новите Общи условия.

18. Обработка на лични данни

18.1. Доставчикът обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR), националното законодателство и Политиката за поверителност на Smarter Facility.

18.2. Подробна информация относно категориите данни, целите и сроковете на обработка, правата на субектите на данни и други се съдържа в Политиката за поверителност, достъпна на адрес: https://smarter-facility.com/en/privacy .

19. Права на субектите на данни

19.1. Субектите на лични данни имат права съгласно GDPR, включително:

• право на достъп до личните си данни;

• право на коригиране;

• право на изтриване („право да бъдеш забравен“), при законови основания;

• право на ограничаване на обработването;

• право на преносимост на данните;

• право на възражение срещу определени видове обработване;

• право да оттеглят съгласие, когато обработването се основава на съгласие.

19.2. Потребителите могат да упражнят правата си чрез контакт с Доставчика на имейл: info@smarter-facility.com.

19.3. Компетентен надзорен орган по защита на личните данни в Република България е Комисия за защита на личните данни (КЗЛД) – Commission for Personal Data Protection (CPDP).

20. Външни обработващи и трети страни

20.1. Доставчикът може да използва външни доставчици (обработващи), които предоставят хостинг, платежни, имейл, аналитични и други услуги, необходими за функционирането на Платформата.

20.2. С тези доставчици се сключват договори, които гарантират адекватно ниво на защита на личните данни съгласно изискванията на GDPR.

21. Срокове за съхранение

21.1. Личните данни се съхраняват за сроковете, посочени в Политиката за поверителност и/или доколкото това е необходимо за изпълнение на законови задължения (напр. счетоводни и данъчни изисквания).

22. Мерки за сигурност

22.1. Доставчикът прилага подходящи технически и организационни мерки за защита на личните данни и информацията в Платформата.

23. Бисквитки (Cookies)

23.1. Платформата използва бисквитки (cookies) и сходни технологии за гарантиране на функционалност, за подобряване на потребителското изживяване и за аналитични цели.

23.2. Подробна информация относно видовете бисквитки, целите и начина на управление е налична в Политиката за поверителност на адрес: https://smarter-facility.com/en/privacy .

24. Политика за поверителност

24.1. Политиката за поверителност на Smarter Facility е неразделна част от настоящите Общи условия и е публикувана на: https://smarter-facility.com/en/privacy .

25. Временно ограничаване и спиране на достъпа

25.1. Доставчикът има право да ограничи или спре достъпа на Потребител до Платформата при:

• нарушение на Общите условия;

• използване на Платформата за незаконни или недобросъвестни цели;

• неплащане на дължими суми;

• други случаи, когато това е необходимо за защита на Платформата или трети лица.

26. Прекратяване на договора

26.1. Потребителят може да прекрати ползването на Платформата по всяко време чрез закриване на своя Профил или писмено уведомление до Доставчика.

26.2. Доставчикът може да прекрати Договора с Потребителя при:

• съществено нарушение на Общите условия;

• системно забавяне или неплащане на такси;

• изискване от компетентен орган;

• други основания, предвидени в приложимото законодателство.

27. Отговорност на Доставчика

27.1. Платформата се предоставя „както е“ и „според наличността“. Доставчикът не гарантира, че Платформата ще функционира без грешки, прекъсвания или забавяния.

27.2. Доставчикът не носи отговорност за:

• преки или непреки вреди, пропуснати ползи или загуби, произтичащи от ползването или невъзможността за ползване на Платформата;

• съдържанието на данни и документи, въведени от Потребителите;

• отношенията между Собственици и Наематели, включително плащания по наемните договори;

• проблеми, свързани с външни доставчици на услуги (хостинг, платежни оператори и др.), извън разумния контрол на Доставчика.

28. Ограничаване на отговорността

28.1. Във всички случаи, в които може да възникне отговорност на Доставчика, нейният максимален размер се ограничава до общата сума, платена от съответния Потребител за последните 12 месеца преди настъпването на събитието, породило отговорността.

28.2. Ако Потребителят не е заплатил никакви суми за този период, максималната отговорност на Доставчика е в размер на 50 (петдесет) евро.

29. Отговорност на Потребителя

29.1. Потребителят носи пълна отговорност за:

• Съдържанието, което качва и обработва в Платформата;

• законосъобразността на въведените данни и документи;

• всички вреди, причинени на Доставчика или трети лица от неправомерно ползване на Платформата.

30. Отказ от гаранции

30.1. Доколкото е позволено от закона, Доставчикът не дава изрични или подразбиращи се гаранции за пригодност за определена цел, търговска стойност или ненарушаване на права.

31. Форсмажор

31.1. Страните не носят отговорност при невъзможност за изпълнение поради форсмажорни обстоятелства – природни бедствия, война, стачки, епидемии, актове на държавни органи или други събития извън разумния им контрол.

32. Данни за Доставчика

Платформата Smarter Facility се предоставя от:

„Кей Анд Пи Пърфекшън“ ООД
на английски: K&P Perfection Ltd.
ЕИК: 208102497
Седалище и адрес на управление: гр. Пловдив 4000, р-н „Източен“, бул. „Източен“ № 1
Електронна поща: info@smarter-facility.com

33. Жалби и поддръжка

33.1. Потребителите могат да изпращат въпроси, сигнали и жалби на: info@smarter-facility.com.

34. Приложно право

34.1. За всички неуредени в Общите условия въпроси се прилага законодателството на Република България.

35. Спорове

35.1. Страните ще се стремят да уреждат възникнали спорове по приятелски начин.

35.2. При невъзможност за доброволно уреждане, компетентен да разглежда спора е Пловдивският районен съд, освен ако императивни разпоредби предвиждат друго.

36. Заключителни разпоредби

36.1. Ако някоя клауза от Общите условия бъде обявена за недействителна, това не засяга валидността на останалите клаузи.

36.2. Неприложението от страна на Доставчика на определено право не се счита за отказ от това право.

37. Влизане в сила

37.1. Настоящите Общи условия влизат в сила от 27 ноември 2025 г. и се прилагат до приемането на нова версия.

Приложение № 1 – Стандартен формуляр за отказ (примерен)

До: „Кей Анд Пи Пърфекшън“ ООД / K&P Perfection Ltd. Адрес: гр. Пловдив 4000, р-н „Източен“, бул. „Източен“ № 1 Електронна поща: info@smarter-facility.com С настоящото Ви уведомявам, че се отказвам от сключения договор за предоставяне на услуги през платформата Smarter Facility. Дата на сключване на договора: _______________ Име на потребителя: ___________________________ Адрес на потребителя: _________________________ Имейл, използван при регистрацията: __________ Дата: _______________ Подпис (ако се подава на хартиен носител): ____________

Този документ е предназначен за Ваше сведение. Препоръчваме да съхраните копие за Вашия архив.